Notfallvorsorge in Arztpraxen: So schützen Sie den Betrieb mit Business Continuity und Disaster Recovery-Planung
- Cecilia Veloz
- 24. Okt. 2025
- 4 Min. Lesezeit
Notfallvorsorge in Arztpraxen: Wichtige Schritte zum Schutz von Patienten und Personal
Bei der Leitung einer Arztpraxis geht es um mehr als nur die Patientenversorgung. Es geht darum, einen reibungslosen Ablauf in Ihrer Praxis zu gewährleisten, egal, welche Herausforderungen auf Sie zukommen. Ob Hausarzt, Zahnarztpraxis, Physiotherapiepraxis oder Facharztpraxis: Unerwartete Ereignisse können den Betrieb unterbrechen, die Patientenversorgung beeinträchtigen und Ihr Team belasten. Die Realität ist: Vorbereitung ist keine Option – sie ist für die Resilienz und das Vertrauen der Patienten unerlässlich.
Stellen Sie sich 5 einfache Fragen:
Sind Sie vorbereitet?
Worauf sind Sie vorbereitet?
Welche Schwachstellen weist Ihr Unternehmen derzeit auf?
Wissen Ihre Mitarbeiter, wo sie alle wichtigen Informationen finden?
Gibt es unter Ihren Mitarbeitern, die für Ihren Geschäftsbetrieb absolut unverzichtbar sind, ohne die der Zug aus den Gleisen gerät?
Gibt es eine Dokumentation, die Ihren Mitarbeitern bei Systemausfällen oder Krisenereignissen als Workaround dient?
Warum Arztpraxen besonders gefährdet sind
Arztpraxen stehen in Notfällen vor besonderen Herausforderungen. Anders als in anderen Branchen wird die Patientenversorgung nicht einfach unterbrochen, wenn etwas schiefgeht. Termine sind oft dringend, Krankenakten sensibel und die Geräte sind spezialisiert (und teuer). Selbst eine kurze Unterbrechung kann zu Umsatzeinbußen, verzögerter Behandlung und frustrierten Patienten führen.
Sehen wir uns einige realistische Szenarien an , die sich auf Ihren Betrieb auswirken könnten:
Stromausfall während der Spitzenzeiten
Ohne Strom verlieren Sie den Zugriff auf Patientenakten, Diagnosegeräte und elektronische Zahlungssysteme.
Patiententermine müssen möglicherweise verschoben werden, Impfstoffe und Medikamente müssen möglicherweise gekühlt werden und können innerhalb weniger Stunden verderben.
Cybersicherheitsverletzung bei Patientendaten
Ein Datenleck kann zu HIPAA-Verstößen, rechtlichen Schritten und einem Vertrauensverlust der Patienten führen. Selbst wenn die Systeme schnell wiederhergestellt werden, kann der Reputationsschaden jahrelang anhalten.
Naturkatastrophen, die Ihr Gebäude beeinträchtigen
Überschwemmungen, Waldbrände oder Hurrikane können Ihre Einrichtung unsicher machen, sodass Sie sich um die Suche nach temporären Büroräumen bemühen müssen, während Sie noch
Pflege leisten.
Personalkrise während eines Gesundheitsnotfalls
Ein plötzlicher Ausbruch unter Ihren Mitarbeitern könnte dazu führen, dass Sie die Patientennachfrage nicht mehr decken können, insbesondere wenn Sie auf ein kleines Team angewiesen sind.
Unterbrechungen in der Lieferkette für medizinische Bedarfsgüter
Verzögerungen bei der Lieferung von PSA, OP-Handschuhen oder sogar Papierprodukten können Ihre Fähigkeit zur Aufrechterhaltung eines sicheren Betriebs beeinträchtigen.
Warum Vorbereitung das beste Rezept für Resilienz ist
Mit einem umfassenden Notfallplan stellen Sie sicher, dass Ihre Arztpraxis auf jedes Ereignis vorbereitet ist. Vorausschauende Planung schützt Ihre Patienten, sichert Ihren Umsatz und stärkt Ihren Ruf als zuverlässiger Anbieter.
Das Arbeitsbuch „Business Continuity and Disaster Recovery“ wurde entwickelt, um kleinen und mittleren Unternehmen, einschließlich Arztpraxen, dabei zu helfen, umsetzbare, auf ihren Betrieb zugeschnittene Pläne zu erstellen.
So lassen sich die Elemente auf Ihre Praxis anwenden:
Arbeitsblätter zur Risikobewertung
Identifizieren Sie Bedrohungen wie Unwetter, Versorgungsausfälle und Cyberangriffe und beurteilen Sie, wie sich diese jeweils auf die Patientenversorgung auswirken könnten.
Vorlagen für Notfallkommunikation
Stellen Sie sicher, dass Patienten und Mitarbeiter rechtzeitig per E-Mail, SMS oder Telefon informiert werden, um Verwirrung und Absagen zu minimieren.
Leitfäden zur Wiederherstellungsstrategie
Skizzieren Sie Schritte zur Wiederherstellung des Betriebs, sei es eine vorübergehende Verlagerung, die Umstellung auf Telemedizin oder die Implementierung von Backup-Systemen.
Wichtige Kontaktlisten
Behalten Sie schnellen Zugriff auf Notdienste, Versorgungsunternehmen, Händler und Ersatzlieferanten.
Skripte zur Krisenkommunikation
Stellen Sie dem Personal im Notfall vorgefertigte Nachrichten für Patienten, die Medien oder andere Interessengruppen zur Verfügung.
Herausforderungen , die sich auf die Vorbereitung und Kontinuität von Arztpraxen auswirken
Wenn Sie eine Arztpraxis besitzen oder leiten, sollte sich Ihre Notfallplanung auf diese oft übersehenen Bereiche konzentrieren :
HIPAA-konforme Datensicherung und -wiederherstellung
Alternative Methoden der Patientenversorgung (z. B. Telemedizin während Schließungen)
Schutz der Kühlkette für Impfstoffe und Medikamente
Lieferantenredundanz für kritische Lieferungen
Übersichtliche Patientenbenachrichtigungssysteme
Sicherheitsprotokolle für Mitarbeiter im Hinblick auf Infektionskrankheiten
Versicherungsschutz für Ausrüstung, Haftung und Betriebsunterbrechung
Schulung des Personals für Evakuierungs- und Schutzmaßnahmen
Rollenverteilung bei der Entscheidungsfindung in Krisen
Wiederherstellungszeitpläne zur Vermeidung längerer Schließungen
Ihr nächster Schritt: Jetzt planen, morgen schützen
Notfälle warten nicht auf einen günstigen Zeitpunkt. Eine Überschwemmung, ein Datenleck oder Personalmangel können schon morgen eintreten. Die gute Nachricht? Sie können sich jetzt vorbereiten.
Das Arbeitsbuch „Business Continuity and Disaster Recovery“ von Cecilia Veloz führt Sie durch die Erstellung eines umfassenden Plans für Ihre Arztpraxis. Die enthaltenen Vorlagen unterstützen Geschäftsinhaber bei der Planung und Organisation ihrer Systeme, Prozesse, Abläufe usw. Ein umfassender Plan sollte viele Elemente enthalten, aber nur Ihre Mitarbeiter verfügen über die Informationen, die Ihnen den sofortigen Einstieg erleichtern.
Das Arbeitsbuch „Business Continuity and Disaster Recovery Plan“ deckt alles ab, von Risikobewertungen bis hin zu Kommunikationsvorlagen. Nach dem Kauf und dem PDF-Download können Sie und Ihr Team die klare, schrittweise Anleitung durchgehen, die Sie für Ihre Planungsbemühungen benötigen.
Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Personal bereit sind, die Sicherheit Ihrer Patienten und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, egal, was auf Sie zukommt.
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✔ Seien Sie vorbereitet.
✔ Schützen Sie Ihre Patienten.
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Verweise
Bundesagentur für Katastrophenschutz (FEMA). (2021). Suite zur Geschäftskontinuitätsplanung . https://www.ready.gov/business-continuity-plan
Amt für Bürgerrechte (OCR). (2023). HIPAA-Programm zur Prüfung von Datenschutz, Sicherheit und Meldung von Verstößen . US-Gesundheitsministerium. https://www.hhs.gov/hipaa
Small Business Administration (SBA). (2022). Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf einen Notfall vor . https://www.sba.gov/business-guide/manage-your-business/prepare-emergencies
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