Planificación de crisis para servicios profesionales: Continuidad empresarial y recuperación ante desastres simplificadas

Dirigir una empresa de servicios profesionales requiere habilidad y determinación. Ya sea que dirija un bufete de abogados, una agencia de marketing o un despacho de contabilidad, sus clientes cuentan con su experiencia, fiabilidad y confianza. Pero ¿qué ocurre cuando algo ajeno a su control interrumpe las operaciones? Un ciberataque, un apagón o un desastre natural pueden paralizar su negocio, a veces durante horas, a veces durante meses.

Las crisis son abrumadoras, pero la preparación no tiene por qué serlo. La resiliencia se desarrolla con el tiempo: a través de los errores, las lecciones aprendidas y la determinación de afrontar nuevos retos. Pequeñas acciones hoy pueden marcar una gran diferencia mañana. Usted ya conoce mejor su negocio: qué operaciones son esenciales, qué servicios al cliente son los más importantes y cómo trabaja su equipo en conjunto. Un plan de continuidad plasma ese conocimiento por escrito para que su equipo tenga una hoja de ruta clara ante lo inesperado.

Comprender las crisis potenciales

Las crisis inesperadas ocurren con mayor frecuencia y afectan a las empresas de maneras muy reales:

• Las crisis económicas reducen los presupuestos de los clientes y dificultan la obtención de contratos a largo plazo.

• Los desastres naturales pueden hacer que las oficinas sean inaccesibles o limitar los viajes de los clientes.

• Las violaciones de ciberseguridad ponen en riesgo la confianza y los datos confidenciales del cliente.

• Las crisis de salud cambian cómo (y dónde) su personal y sus clientes pueden interactuar.

Estas posibles crisis son situaciones comunes que cualquier empresa podría afrontar. Lo que distingue a las empresas resilientes es la decisión de prepararse, incluso si ocurre poco a poco.

Elaboración de un plan de gestión de crisis

Piensa en un plan de gestión de crisis como un regalo para ti y tu equipo. No se trata de crear una carpeta perfecta de la noche a la mañana, sino de documentar lo que ya sabes de forma que otros puedan seguirlo cuando no estés presente para explicarlo.

• Evaluación de riesgos : comience por preguntarse: "¿Qué nos perjudicaría más si dejara de funcionar?"

• Estrategia de comunicación : Los clientes buscan honestidad en momentos difíciles. Redactar con antelación algunos correos electrónicos o mensajes "por si acaso" puede ahorrarle estrés más adelante.

• Procedimientos de respuesta a emergencias : Escriba a quién llamar, dónde se almacenan las copias de seguridad y qué pasos tomar en la primera hora de una crisis.

• Plan de Recuperación : Documente cómo su equipo reactivará las operaciones comerciales. Definir una ruta clara o un esquema general puede ayudar a mejorar la capacidad de su empresa para recuperarse de una crisis.

Poco a poco, estas notas se convertirán en un manual que todo el equipo puede utilizar.

Establecer un sistema de apoyo sólido

No es necesario esperar a haber ahorrado miles para contratar a un consultor externo antes de empezar a desarrollar resiliencia. Lo cierto es que su recurso más valioso ya está a su alcance: su equipo y las relaciones que ha forjado en su comunidad. Con un poco de estructura, puede empezar a diseñar un sólido plan de continuidad hoy mismo.

• Capacitación del personal: Ni siquiera los empleados más dedicados pueden leer la mente. Darles instrucciones claras y roles definidos garantiza que puedan asumir el reto y apoyar a la empresa cuando más lo necesitan.

• Redes con colegas: Otros profesionales se enfrentan a los mismos riesgos que tú. Compartir recursos, lecciones aprendidas o incluso consejos sencillos puede aliviar la carga y generar soluciones que quizás no se te hubieran ocurrido por tu cuenta.

• Asociación con las autoridades locales: Tener un contacto directo en la oficina de emergencias de su ciudad puede brindarle tranquilidad, ya que crea una línea de apoyo cuando su empresa y su comunidad más la necesitan.

Al conectar los puntos entre su gente, sus pares y sus recursos locales, no solo está construyendo un negocio más fuerte: está ayudando a tejer una red resistente que beneficia a todos.

Preparación financiera

Puede que el dinero no compre la felicidad, pero sin duda ayuda en tiempos de crisis. Reservar incluso un pequeño fondo de emergencia te da un respiro cuando las cosas se ponen difíciles.

• Fondo de emergencia : Empieza con poco. Incluso ahorrar un poco cada mes crea un colchón.

• Diversificación de servicios : si un servicio se ralentiza, otro puede mantener el flujo de ingresos.

• Estrategias de precios flexibles : ofrecer opciones temporales a los clientes puede ayudarlos a permanecer con usted en lugar de pausar los servicios.

Finanzas preparadas = menos noches de insomnio.

Aprovechar la tecnología para la preparación ante crisis

La tecnología puede resultar intimidante, pero también es uno de tus mejores aliados.

• Manual de continuidad empresarial y recuperación ante desastres (PDF digital de más de 180 páginas):

  Diseñado por un profesional en gestión de emergencias, pensando en pequeñas y medianas empresas (comercio electrónico, tiendas físicas y hostelería). Este cuaderno digital puede editarse en su ordenador, guardarse electrónicamente e imprimirse para facilitar su acceso en caso de emergencia.

• Soluciones en la nube : Piense en ellas como una caja de seguridad digital, accesible en cualquier lugar y en cualquier momento.

• Medidas de ciberseguridad : Invertir en seguridad hoy le evita pagar una factura mucho mayor mañana.

• Herramientas de comunicación : herramientas como las aplicaciones de mensajería grupal o videoconferencias facilitan mantenerse conectado, incluso cuando la oficina está cerrada.

No es necesario revisar todo a la vez; comience por elegir una mejora y avance a partir de allí.

Fomentando las relaciones con los clientes

Las relaciones son la base de todo negocio de servicios profesionales. Las crisis ponen a prueba los vínculos de estas relaciones y crean oportunidades para demostrar a los clientes lo que su empresa puede hacer.

• Actualizaciones periódicas : el silencio genera ansiedad en las personas; las actualizaciones, incluso las breves, generan confianza.

• Servicio personalizado : Un poco de flexibilidad demuestra que te preocupas por sus desafíos y demuestra tu lealtad hacia tus clientes.

• Generar confianza : la confiabilidad durante tiempos difíciles a menudo convierte a los clientes en socios para toda la vida.

Cuando los clientes saben que están respaldados incluso cuando las cosas salen mal, es posible que le devuelvan su lealtad multiplicado por diez.

Revisión y mejora continua

Su plan de continuidad empresarial y su plan de recuperación ante desastres deben evolucionar con su negocio a medida que éste cambia sus sistemas, personal, procedimientos y prestación de servicios.

• Revisiones programadas : elija una fecha en el calendario cada año para actualizar su plan.

• Recopilación de comentarios : Pregúntele a su equipo: "¿Qué funcionó? ¿Qué no?" después de una interrupción.

• Aprendiendo de los eventos pasados : cada desafío es una oportunidad para mejorar.

La mejora es un proceso, no una meta.

Tomar medidas

Siempre surgen crisis inesperadas, pero tu respuesta no tiene por qué ser incierta. Con un plan bien pensado, elaborado paso a paso, proteges a tu equipo, a tus clientes y a tu reputación.

El Manual de Continuidad de Negocio y Recuperación ante Desastres es una herramienta diseñada para ayudar a las pequeñas y medianas empresas (tiendas físicas, comercio electrónico y hostelería) a crear su plan de continuidad de negocio y recuperación ante desastres. Guía al planificador a través de evaluaciones de riesgos, plantillas de comunicación y estrategias de recuperación. La estructura de las plantillas guía a los planificadores a través de los diferentes aspectos de su negocio para introducir información, recursos de trabajo e informes relacionados.

EXPLORA EL CUADERNO DE TRABAJO

Su negocio merece la oportunidad de prosperar pase lo que pase. No espere a la próxima disrupción: comience su plan hoy mismo, página por página.

Obtenga su copia del Manual de trabajo sobre continuidad empresarial y recuperación ante desastres y comience a desarrollar resiliencia para el mañana.